PROCEDURA DOKONYWANIA ZGŁOSZEŃ NARUSZEŃ PRAWA
I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH W TETOS SA

§ 1 CEL PROCEDURY

1. Procedura określa zasady i tryb zgłaszania przez Sygnalistów naruszeń prawa dotyczących korupcji, zamówień publicznych, usług, produktów i rynków finansowych, przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, bezpieczeństwa transportu, ochrony środowiska, ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego, bezpieczeństwa żywności i pasz, zdrowia i dobrostanu zwierząt, zdrowia publicznego, ochrony konsumentów, ochrony prywatności i danych osobowych, bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych, interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej, rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych, konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi wcześniej.
2. Przyjmowanie zgłoszeń naruszeń prawa jest elementem prawidłowego i bezpiecznego zarządzania TETOS SA i służy zwiększeniu efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania działań w celu ich eliminowania i ograniczania ryzyka na wszystkich poziomach organizacyjnych w spółce.
3. Wdrożony system przyjmowania zgłoszeń umożliwia zgłaszanie nieprawidłowości za pośrednictwem specjalnego, łatwo dostępnego kanału, w sposób zapewniający rzetelne i niezależne rozpoznanie Zgłoszenia oraz w sposób zapewniający ochronę przed Działaniami odwetowymi w związku z dokonanym Zgłoszeniem.
4. Niniejsza Procedura ustalona została po konsultacji z Przedstawicielami Pracowników TETOS SA.

§ 2 DEFINICJE

Ilekroć w Procedurze jest mowa o:

1. Pracodawcy – rozumie się przez to TETOS SA,
2. Komisji – rozumie się przez to co najmniej dwuosobową komisję odpowiedzialną za prowadzenie postępowania wyjaśniającego dot. zgłoszenia, wyznaczoną przez Zarząd Spółki,
3. Procedurze – rozumie się przez to niniejszą Procedurę dotyczącą przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych,
4. Naruszeniu prawa – rozumie się przez to działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa o którym mowa w § 1 ust. 1 Procedury,
5. Sygnaliście/Dokonującym Zgłoszenia – jest to osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym:

• pracownik;
• pracownik tymczasowy;
• osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
• przedsiębiorca;
• prokurent;
• akcjonariusz lub wspólnik;
• członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
• osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
• stażysta;
• wolontariusz;
• praktykant;
• funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 Ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz. U. z 2023 r. poz. 1280, 1429 i 1834);
• żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 Ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. z 2024 r. poz. 248),

6. Zgłoszeniu – należy przez to rozumieć przekazanie podmiotowi prawnemu informacji o naruszeniu prawa na adres mailowy sygnalista@tetos.pl,
7. Osobie, której dotyczy Zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w Zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana,
8. Osoby odpowiedzialne za przyjmowanie Zgłoszeń – osoby wyznaczone przez Pracodawcę które mają dostęp do skrzynki sygnalista@tetos.pl w celu jej nadzorowania i obsługi wpływających
9. Postępowaniu Wyjaśniającym – rozumie się przez to postępowanie prowadzone w związku ze złożonym Zgłoszeniem,
10. Działaniu odwetowym – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę Sygnaliście, w tym niezasadne inicjowanie postępowań przeciwko Sygnaliście,
11. Ustawa – Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (DZ.U.2024.928).

1. Sygnalista może dokonywać zgłoszeń za pośrednictwem poczty elektronicznej, na adres: sygnalista@tetos.pl.
2. Zgłoszenie powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu Zgłoszenia oraz co najmniej następujące informacje:

• datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa,
• opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa,
• wskazanie podmiotu, którego dotyczy Zgłoszenie,
• wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa,
• wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje Sygnalista, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania Zgłoszenia,
• wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego.

3. Zgłoszenia anonimowe nie będą rozpoznawane.
4. Wskazanie naruszenia prawa, które godzi wyłącznie w prawa Dokonującego Zgłoszenia lub zgłoszenie naruszenia prawa, które następuje wyłącznie w indywidualnym interesie Dokonującego Zgłoszenia nie podlega przepisom Ustawy i nie będzie podlegało dalszym procedurom.
5. Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazuje się świadomego składania fałszywych Zgłoszeń. Osoba dokonująca zgłoszenia wiedząc, że do naruszenia nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 2.
6. W przypadku ustalenia, w wyniku analizy Zgłoszenia albo w toku Postępowania Wyjaśniającego, iż w Zgłoszeniu świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, Dokonujący Zgłoszenia, który jednocześnie jest pracownikiem, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu Pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia. W stosunku do świadczącego pracę, usługi lub dostarczającego towary, na podstawie umowy cywilnoprawnej dokonania fałszywego Zgłoszenia skutkować może rozwiązaniem umowy i zakończeniem współpracy.
7. W przypadku Zgłoszenia zawierającego treści niebezpieczne (wirusy, niebezpieczne załączniki itp.) w wyniku działania automatycznych systemów bezpieczeństwa informacja zostanie zablokowana i tym samym nie zostanie dostarczona.
8. Dostęp do skrzynki elektronicznej, o której mowa w ust 1, posiadają Osoby odpowiedzialne za przyjmowanie Zgłoszeń.
9. Osoby odpowiedzialne za przyjmowanie Zgłoszeń, dokonują weryfikacji formalnoprawnej w celu ustalenia czy przesłana wiadomość stanowi Zgłoszenie w rozumieniu Ustawy. Wiadomości niestanowiące Zgłoszenia, nie są wpisywane do Rejestru Zgłoszeń.
10. Po otrzymaniu wiadomości i zakwalifikowaniu jej jako Zgłoszenia, Osoby odpowiedzialne za przyjmowanie Zgłoszeń, dokonują wpisu w Rejestrze Zgłoszeń i informują o tym Zarząd TETOS SA, który powołuje Komisję.
11. W terminie 7 dni od dnia wpłynięcia Zgłoszenia, na adres poczty elektronicznej, z którego dokonano Zgłoszenia Sygnalista otrzymuje, potwierdzenie jego wpłynięcia i rejestracji lub informację, że przesłana wiadomość nie stanowi Zgłoszenia w rozumieniu Ustawy.

§ 4 ANALIZA ZGŁOSZENIA, POSTĘPOWANIE WYJAŚNIAJĄCE

1. Zgłoszenia rozpoznawane są przez Komisję powoływaną przez Zarząd TETOS SA, każdorazowo w celu rozpatrzenia Zgłoszenia.
2. Członkami Komisji, nie mogą być osoby, co do których z treści Zgłoszenia wynika, że mogą być w jakikolwiek sposób negatywnie zaangażowane w działanie lub zaniechanie stanowiące przedmiot Zgłoszenia.
3. Komisja weryfikuje Zgłoszenie i może prowadzić dalszą komunikację z dokonującym Zgłoszenia, w tym występować o dodatkowe informacje dot. Zgłoszenia oraz przekazywać informację zwrotną dot. Zgłoszenia.
4. W sytuacji, gdy Zgłoszenie jest w oczywisty sposób nieprawdziwe lub niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia Postępowania Wyjaśniającego, Komisja podejmuje decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia Postępowania Wyjaśniającego i zamieszcza stosowną informację w Rejestrze Zgłoszeń.
5. Jeżeli Zgłoszenie pozwala na przeprowadzenie Postępowania Wyjaśniającego, następuje jego niezwłoczne wszczęcie.
6. Komisja może zaangażować, o ile uzna to za zasadne, przedstawicieli komórek organizacyjnych Pracodawcy lub niezależnych konsultantów do udziału w Postępowaniu Wyjaśniającym.
7. Komisja rozpoznaje Zgłoszenie, podejmuje działania następcze, przekazuje informacje zwrotne bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania Zgłoszenia.
8. Po przeprowadzeniu Postępowania Wyjaśniającego Komisja podejmuje decyzję co do zasadności Zgłoszenia. W przypadku Zgłoszenia zasadnego, Komisja wydaje rekomendacje o konieczności podjęcia stosownych działań, zgodnie z Ustawą.
9. W przypadku Zgłoszenia uznanego za bezzasadne, Komisja przekazuje niezwłocznie Sygnaliście informacje o dokonanym Zgłoszeniu oraz przeprowadzonej weryfikacji.

§ 5 ZAKAZ DZIAŁAŃ ODWETOWYCH

1. Wprowadza się zakaz podejmowania Działań odwetowych wobec Sygnalisty, który dokonał Zgłoszenia.
2. Sygnalista podlega ochronie określonej w Ustawie, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem Zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie dokonywania Zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że informacja taka stanowi informację o naruszeniu prawa.

§ 6 DANE OSOBOWE

1. Zachowanie poufności ma na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa Sygnaliście i Osobie, której Zgłoszenie dotyczy, oraz minimalizację ryzyka wystąpienia Działań Odwetowych. Sygnalista, który dokonał Zgłoszenia, a którego dane osobowe zostały w sposób nieuprawniony ujawnione, powinien niezwłocznie o zaistniałej sytuacji powiadomić Komisję.
2. Dane osobowe Sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą Sygnalisty.
3. 6 ust. 2 Procedury nie stosuje się w przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.

§ 7 REJESTR ZGŁOSZEŃ

1. Każde Zgłoszenie podlega zarejestrowaniu w Rejestrze Zgłoszeń, niezależnie od dalszego przebiegu Postępowania Wyjaśniającego.
2. Za prowadzenie Rejestru Zgłoszeń odpowiadają Osoby odpowiedzialne za przyjmowanie Zgłoszeń.
3. Rejestr zgłoszeń zawiera co najmniej:

• numer zgłoszenia,
• datę dokonania Zgłoszenia
• przedmiot naruszenia/treść Zgłoszenia,
• dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do ich identyfikacji,
• adres do kontaktu Sygnalisty,
• informację o podjętych działaniach następczych,
• datę zakończenia sprawy.

4. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w Rejestrze Zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

§ 8 ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNE

Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego na zasadach określonych w rozdziale IV Ustawy.

§ 9 POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Zmiana Procedury wymaga uchwały Zarządu.
2. Procedura wchodzi w życie w dniu 24 września 2024 r.